Tầm Quan Trọng Của Việc Xây Dựng Quy Chế Trả Lương Thưởng

Trong khi người lao động (NLĐ) luôn muốn tranh thủ những lợi ích về lương thưởng tốt nhất cho mình thì người sử dụng lao động (NSDLĐ) lại mong muốn bỏ ra chi phí lương ít với kết quả làm việc chất lượng. Để cân bằng lợi ích của cả hai bên, doanh nghiệp cần xây dựng quy chế trả lương, trong đó quy định rõ ràng những nội dung liên quan đến lương, thưởng. Để hiểu rõ hơn về điều này hãy cùng xem các nội dung sau đây.

Quy chế trả lương là gì?

Quy chế trả lương, thưởng là một trong những văn bản không thể thiếu trong bất kì doanh nghiệp nào với nội dung chủ yếu là quy định về tiền lương cùng các chế độ đãi ngộ khác như phụ cấp, thưởng, khoản hỗ trợ… mà nhân viên làm việc trong công ty sẽ được hưởng. Ngoài ra còn đề cập đến cách tính lương; hình thức tính lương và thời hạn trả lương.

Quy chế trả lương giống như quy định về tiền lương được ban hành bởi doanh nghiệp sau khi được cân nhắc về yếu tố như công bằng, chính xác và hợp lý sẽ được áp dụng trong khuôn khổ của doanh nghiệp.

Quy chế trả lương phải đảm bảo điều chỉnh được các yếu tố như sau:

• Tiền lương: Số tiền mà NLĐ nhận được sau khi hoàn thành công việc theo thỏa thuận với NSDLĐ, bao gồm: lương theo công việc, lương theo năng lực và lương theo kết quả làm việc.
• Tiền Thưởng: là số tiền hoặc tài sản dưới nhiều hình thức mà NSDLĐ dành cho NLĐ căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh vượt bậc hoặc mức độ hoàn thành công việc tốt của người đó.
• Tiền Phụ cấp: Là khoản tiền mà NSDLĐ hỗ trợ NLĐ để bù đắp các yếu tố về điều kiện lao động, độ phức tạp của công việc, điều kiện sinh hoạt,… chưa được tính đến hay tính chưa đầy đủ trong  tiền lương.

Tầm quan trọng của việc xây dựng quy chế trả lương

Lương thưởng là một lĩnh vực phức tạp và đòi hỏi sự cẩn thận khi thực hiện vì vậy để giải quyết đúng đắn các vấn đề liên quan, doanh nghiệp cần phải xây dựng được một quy chế trả lương chính xác và công bằng để hướng tới các mục tiêu sau:

• Đảm bảo mức sống cơ bản cho NLĐ trong công ty giúp họ yên tâm làm việc, công tác.
• Động viên, khuyến khích NLĐ hoàn thành tốt công việc theo chức danh, tiếp tục nâng cao khả năng của bản thân tạo ra các kết quả làm việc tốt hơn.
• Giúp NLĐ hiểu rõ về lộ trình thăng tiến của họ khi cống hiến cho công ty. 
• Có quy trình minh bạch, rõ ràng về cách tính lương, trả lương cho nhân viên theo quy định của pháp luật về lao động.

Các bước xây dựng quy chế trả lương

Quy chế trả lương là văn bản quan trọng đảm bảo quá trình hoạt động và phát triển của một doanh nghiệp. Muốn có được một quy chế đúng đắn và hợp lý thì cần trải qua các bước xây dựng sau:

Bước 1: Xác định doanh thu, lợi nhuận và quỹ lương

Ban Lãnh Đạo Công ty sẽ làm việc với Giám đốc/Trưởng phòng nhân sự để tính toán tỷ lệ giữa doanh thu và chi phí lương nhằm dự toán ra một quỹ lương tổng trước khi xây dựng quy chế lương thưởng.

Bước 2: Xác định hình thức trả lương

Công ty cần xác định hình thức trả lương cho người lao động  theo hình thức trả lương theo thời gian, theo sản phẩm hay theo lương khoán… Với các vị trí công việc khác nhau, có thể áp dụng những cách chi trả lương khác nhau miễn là phù hợp.

Lương cố định có thể được áp dụng cho các vị trí hành chính, lương khoán áp dụng cho những vị trí trực tiếp sản xuất sản phẩm hoặc tạo ra doanh thu. Bên cạnh đó, còn có thể áp dụng cả hai cách tính lương trên, tức là vừa có phần lương cố định, vừa có phần lương khoán nhằm tận dụng ưu điểm của cả hai hình thức này.

Bước 3: Xây dựng hệ thống chức danh

Liệt kê và nhóm các công việc có cùng tính chất, mức độ phức tạp và trách nhiệm thành một nhóm chức danh. Việc này đòi hỏi cần có bản mô tả công việc chi tiết cho từng vị trí chức danh theo các tiêu chí như:

• Trình độ đào tạo, kinh nghiệm chuyên môn, kiến thức và kỹ năng cần có để thực hiện công việc.
• Tính trách nhiệm và áp lực trong các công việc thực tế đảm nhận.

Bước 4: Xây dựng, đánh giá hoàn thiện công việc cho từng vị trí

Để đảm bảo tính khuyến khích và công bằng trong quy chế trả lương, việc xây dựng các tiêu  chí hoàn thành công việc là cần thiết. Việc này đòi hỏi bản mô tả công việc được xây dựng với các tiêu chí rõ ràng vàcó thể đo lường được.

Mức độ hoàn thành công việc có thể được quy đổi thành các mức hệ số hoặc là căn cứ trên những lỗi sai phạm trong công việc như chất lượng, số lượng hoặc tiến độ hoàn thành công việc mà có điểm giảm trừ tương ứng.

Bước 5: Ban hành, áp dụng, điều chỉnh

• Trước khi ban hành chính thức, cần họp phổ biến và lấy ý kiến của người lao động

Ở nhiều doanh nghiệp, ai nhận được gì và tại sao; chính là nguyên nhân gây ra sự mâu thuẫn và mất đoàn kết. Cơ chế trả lương càng rõ ràng, minh bạch thì tinh thần và động lực của nhân viên càng cao.

• Khi áp dụng quy chế lương thưởng mới cần phải lắng nghe phản hồi từ phía người lao động, để liên tục xem xét, cải tiến và điều chỉnh cho phù hợp.